Inventaire des immobilisations pour les hôpitaux canadiens
MABEN TAG donne à votre équipe l’application sur tablette, la méthode et le rapport de clôture pour inventorier l’équipement hospitalier local par local, et le rapprocher de votre registre des immobilisations pendant la tournée.
L’hôpital de démonstration ne demande aucun compte, et ce que vous y saisissez reste dans votre navigateur.
Voir la visite1 min 20Vous préférez une présentation guidée ? Planifiez une démonstration avec nous.
Visite guidée
Une visite commentée et sous-titrée, avec l’hôpital fictif de démonstration : de la tournée au rapport de clôture.
Commencez par un service.
Un registre des immobilisations dérive un peu chaque année. Avec MABEN TAG, votre équipe le vérifie sur le terrain, local par local.
Chaque hôpital est un projet. Sa liste de contrôle suit une méthode intégrée en six étapes, et se coche d’elle-même.
Les équipes étiquettent chaque équipement — code-barres, QR ou RFID — et le consignent sur tablette, même hors ligne. Chaque local s’ouvre sur ce que le registre y attend, coché à mesure qu’on le trouve.
Ce qui manque quand le local est terminé devient un actif fantôme potentiel. Les services approuvent sur la tablette, et un recomptage à l’aveugle mesure l’exactitude.
Le rapprochement se fait pendant la tournée, pas des semaines plus tard : actifs fantômes avec leur valeur comptable nette, ajouts non comptabilisés, correspondances à confirmer.
Le rapport de clôture est prêt pour l’audit : approbations, exactitude mesurée, et la source de chaque valeur.
Les exportations suivent la mise en page de votre GMAO ou de votre PGI, et le prochain inventaire part de celui-ci.
Et Ask MABEN répond à partir des données du projet. Il propose ; une personne applique. Il ne modifie jamais rien de lui-même.
MABEN TAG. Chaque local visité. Chaque actif justifié. Essayez la démo sur maben-tag.ca.
Pourquoi c’est important
Un registre des immobilisations dérive un peu chaque année. Quand le décompte et les livres ne se rencontrent qu’après le départ de l’équipe, les questions arrivent trop tard pour trouver la réponse sur place.
Quand le décompte et les livres se rencontrent des semaines plus tard
Quand ils se rencontrent pendant la tournée, avec MABEN TAG
Des semaines plus tard
Les actifs fantômes restent aux livres.
Des lignes que personne n’a vues depuis des années gardent leur valeur comptable nette.
Pendant la tournée
Les fantômes apparaissent local par local.
Ce que le registre attend dans un local et que l’équipe ne trouve pas devient un actif fantôme potentiel à la fermeture du local, avec sa valeur comptable nette.
Des semaines plus tard
Les questions arrivent après le départ de l’équipe.
On interroge les services sur les articles manquants quand plus personne n’est là pour chercher.
Pendant la tournée
Les services cherchent pendant que l’équipe est sur place.
Chaque service reçoit sa liste « à retrouver » pendant la tournée, pour qu’on retrouve les articles manquants la même semaine.
Des semaines plus tard
De l’équipement sur le plancher n’est pas aux livres.
Les articles achetés ou donnés hors du circuit habituel ne sont jamais capitalisés.
Pendant la tournée
Les ajouts sont listés pour votre examen de capitalisation.
Répartis entre probablement capitalisables et sous votre seuil, chacun avec une valeur probable et sa provenance.
Des semaines plus tard
« Qui a vérifié ce local ? »
La couverture est affirmée plutôt que démontrée.
Pendant la tournée
Chaque local a un statut, une heure et un technicien.
Les chefs de service approuvent leur secteur en signant sur la tablette, et les signatures figurent au rapport.
Des semaines plus tard
Les problèmes du registre restent cachés.
Numéros d’actif en double, numéros de série fictifs et emplacements qui n’existent plus.
Pendant la tournée
Une vérification du registre dès l’importation.
Les lignes problématiques sont remises à votre équipe dans un fichier, avant le début de la tournée.
Qui utilise MABEN TAG
Un abonnement pour les organisations qui inventorient l’équipement hospitalier, pour elles-mêmes ou pour leurs clients.
Pour les équipes internes : finances, génie biomédical, installations matérielles.
Pour les firmes qui réalisent des inventaires pour des clients hospitaliers.
Une méthode en six étapes, intégrée
La méthode vient de vrais mandats d’inventaire en milieu hospitalier, et chaque projet la suit. La liste de contrôle, dans le tableau de bord du projet, coche chaque étape à partir des données du projet : l’équipe sur le terrain et le bureau voient le même avancement.
01 · Cadrage
Avant que quiconque entre dans un local.
02 · Énoncé des travaux
Tout ce à quoi l’inventaire s’engage, avant qu’il commence.
03 · Projet pilote
Démontrer la rapidité et l’exactitude là où c’est le plus difficile, avant le déploiement.
04 · Déploiement
Le rapprochement se fait pendant la tournée, pas des semaines plus tard.
05 · Rapprochement
Quatre listes, chacune avec les chiffres dont les finances ont besoin.
06 · Clôture
Marqué final seulement quand tous les locaux sont parcourus et toutes les correspondances suggérées tranchées.
Ce que fait l’application
Six choses qui distinguent un simple décompte d’un registre rapproché.
La différence
Chaque local s’ouvre sur les lignes du registre qu’on s’attend à y trouver. Les articles sont cochés à mesure qu’ils sont étiquetés et appariés, et ce qui reste à la fermeture du local devient aussitôt un actif fantôme potentiel.
Des indices en direct signalent au technicien, encore devant l’article, qu’un numéro d’actif ou de série lu figure à votre registre.
Automatique par numéro d’actif, puis par numéro de série unique. Les correspondances par description attendent la confirmation d’une personne, et deux numéros de série différents pèsent fortement contre une correspondance.
Un deuxième technicien recompte un échantillon aléatoire de locaux terminés sans voir le premier décompte. Le taux de concordance figure au rapport comme un chiffre mesuré.
Les chefs de service vérifient une liste imprimée de ce qui a été trouvé, déplacé ou reste à retrouver, puis signent sur la tablette.
Chaque valeur indique sa provenance : lue au lecteur, tapée, lue sur la plaque signalétique ou tirée du registre. Chaque modification est conservée, avec son auteur et sa date.
Les actifs fantômes avec leur valeur comptable nette et votre décision sur chaque ligne. Les ajouts répartis selon votre seuil de capitalisation, chacun avec une valeur probable. L’équipement loué, prêté ou de recherche tenu à part de ce qui vous appartient.
Sur le terrain
MABEN TAG fonctionne sur les tablettes de l’équipe et continue sans connexion une fois ouverte en ligne. Les dossiers, les photos et votre registre sont stockés sur l’appareil.
Assistant IA facultatif
Avec Ask MABEN, les chefs d’équipe et le personnel de bureau posent leurs questions en langage courant et obtiennent des réponses tirées des dossiers du projet, avec des liens vers chaque étiquette et chaque ligne du registre.
Désactivé par défaut, et seulement avec le consentement du client.
Ask MABEN s’active projet par projet, après qu’une personne a confirmé que le client autorise le traitement de ses données à l’extérieur du Canada ; l’application consigne qui l’a confirmé et quand. Lorsqu’il est activé, la question et les dossiers qu’il consulte sont transmis à Anthropic, aux États-Unis. Les photos ne sont jamais transmises.
Ask MABEN
Demo Regional Hospital · ce projet seulement
Quels articles manquants les finances devraient-elles examiner en premier ?
5 vérifications faites
12 lignes du registre manquent dans des secteurs que l’équipe a terminés, pour une valeur comptable nette de 58 825 $. Commencez par ces 3 :
Les 44 autres lignes introuvables (1 474 483 $) appartiennent à 13 locaux pas encore terminés. Attendez ces locaux avant de les traiter comme manquantes.
FA104413 FA104318 FA104404
Modification proposée
Confirmer MBN-000171 (lit médico-chirurgical) avec FA104347
Suggéré à 95 % : vérifiez les preuves dans Reconcile → Needs review avant d’appliquer.
AppliquerIgnorer Rien ne change tant que vous n’appliquez pas
Utilise Claude, d’Anthropic. Votre question et les dossiers consultés sont traités à l’extérieur du Canada ; les photos ne sont jamais transmises. Les réponses peuvent être erronées : vérifiez les chiffres avant d’agir.
Remise des livrables
Le registre revient dans la forme qu’importent vos systèmes, et le travail se poursuit au prochain décompte.
Le fichier du registre reprend les colonnes, les noms et l’ordre qu’attend l’importation de votre système : à partir de modèles prêts à l’emploi (importation GMAO, mise à jour du registre des immobilisations, tout ce qui a été consigné) ou d’une présentation enregistrée dans le projet, pour que le projet pilote puisse tester le fichier exact.
Dates au format ISO, jour-mois ou mois-jour ; valeurs séparées par des virgules, des points-virgules ou des tabulations.
Le prochain inventaire part du précédent : ses locaux, ses paramètres et ce qui a été trouvé, avec les étiquettes déjà posées sur les articles. Un décompte ponctuel devient un registre qui reste juste.
Sécurité et garde des données
Ce que demandent le bureau de la protection des renseignements personnels, la sécurité informatique ou l’approvisionnement avant d’adopter un nouvel outil, avec les réponses d’emblée.
| Quoi | Où |
|---|---|
| Dossiers clientsActifs, locaux, registre, photos, signatures et historique des modifications | Sur les appareils de votre organisation. Ils passent d’un appareil à l’autre dans des fichiers de sauvegarde protégés par mot de passe (AES-256-GCM). Il n’y a aucune base de données infonuagique tierce pour les dossiers clients, et le serveur ne les conserve jamais. |
| L’application elle-même et la connexion du personnelComptes : nom, courriel, rôle, hachage du mot de passe, secret d’authentification chiffré, codes de secours hachés ; demandes de compte | Google Cloud, dans sa région de Montréal : l’application tourne sur Cloud Run, et les comptes sont conservés dans Firestore. |
| L’accès au site | Le site passe par Cloudflare (une entreprise américaine), un serveur mandataire placé devant Google Cloud. Les visites, les connexions et les requêtes des deux fonctions facultatives ci-dessous transitent par le réseau de Cloudflare. Les dossiers conservés sur vos appareils, non. |
| Journaux des requêtesAdresse, heure et statut ; nombre de jetons d’Ask MABEN, jamais le contenu | Google Cloud Logging, dont l’emplacement de stockage par défaut est mondial. |
| Courriels liés aux comptesLiens de configuration, avis de demande de compte, avis de refus | Envoyés par Resend, un service américain, une fois les courriels activés. |
| Ask MABENFacultatif · désactivé par défaut | La question et les dossiers qu’il consulte sont transmis à Anthropic, aux États-Unis. Activé projet par projet, seulement après qu’une personne a confirmé que le client l’autorise. |
| Lecteur de plaque signalétiqueFacultatif · désactivé par défaut | La photo de la plaque est transmise à Anthropic, aux États-Unis, qui en lit la marque, le modèle et le numéro de série. Seulement lorsqu’une personne touche « Lire la plaque », dans les projets où Ask MABEN est activé. |
Les dossiers clients ne quittent vos appareils que par ces deux fonctions facultatives, qui les transmettent à Anthropic, aux États-Unis. Elles restent désactivées tant que personne ne les active.
Tout le monde se connecte avec un mot de passe et une application d’authentification, et seul un administrateur peut accorder l’accès.
Les fichiers de sauvegarde sont chiffrés en AES-256-GCM et ne s’ouvrent qu’avec leur mot de passe. L’application prévient l’équipe quand des modifications attendent depuis trop longtemps une sauvegarde.
Qui a modifié quoi, et quand, conservé sur l’appareil et dans chaque sauvegarde.
Ask MABEN prépare des cartes qu’une personne applique. Son point de terminaison ne conserve aucune conversation, et ses journaux ne contiennent que des nombres de jetons, jamais de contenu.
L’application consigne l’équipement, les locaux et les personnes qui ont fait le travail. Ask MABEN a pour consigne de ne pas demander de renseignements sur les patients.
Conçu, développé et exploité par Maben Consulting, une entreprise canadienne.
Pour qui
Les finances, le génie biomédical et l’approvisionnement tirent chacun de la même tournée ce dont ils ont besoin.
Pour les contrôleurs et les comptables des immobilisations.
Pour l’équipe qui garde l’équipement sécuritaire et en service.
Pour les personnes qui rédigent et évaluent l’appel d’offres.
Forfaits
Chaque forfait comprend l’application complète, terrain et bureau, en français et en anglais. Les forfaits diffèrent par l’envergure et le soutien. Parlez-nous de vos sites, et nous vous proposerons celui qui convient.
Un hôpital, ou un premier service.
Nous joindre au sujet du forfait EssentielPlusieurs sites, inventoriés année après année.
Nous joindre au sujet du forfait ProgrammeÉtablissements de santé, et firmes aux nombreux projets clients.
Nous joindre au sujet du forfait EntreprisePour ne pas tout faire vous-mêmes. Soumission séparée.
Pour commencer
Vous vous abonnez. MABEN TAG est un abonnement pour votre organisation, pas un logiciel à installer et à entretenir : votre équipe l’ouvre dans le navigateur et l’ajoute à ses tablettes. Si vous préférez qu’on parcoure les locaux pour vous, les équipes de Maben sont offertes en option.
Sur les appareils de votre organisation. Ils passent d’une tablette à l’autre dans des fichiers de sauvegarde protégés par mot de passe (AES-256-GCM), et il n’y a aucune base de données infonuagique tierce pour les dossiers clients. L’application elle-même et la connexion du personnel sont hébergées sur Google Cloud, à Montréal. Le site passe par Cloudflare (une entreprise américaine), un serveur mandataire placé devant Google Cloud : les visites et les connexions transitent donc par son réseau. Les journaux des requêtes (adresse, heure et statut, jamais le contenu) sont conservés dans Google Cloud Logging, dont l’emplacement de stockage par défaut est mondial.
Deux fonctions facultatives transmettent des données à l’extérieur du Canada, toutes deux à Anthropic, aux États-Unis : Ask MABEN et le lecteur de plaque signalétique. Les deux restent désactivées à moins qu’une personne ne les active. Voir la sécurité et la garde des données.
À votre organisation. Aujourd’hui, vos dossiers sont conservés sur vos propres appareils, pas sur le serveur de Maben, et ils ne passent d’une tablette à l’autre que dans des fichiers de sauvegarde faits par votre équipe. Le serveur conserve ce dont la connexion a besoin : les comptes de vos utilisateurs et les demandes de compte.
Oui. Chaque projet s’exporte dans un fichier de sauvegarde que vous conservez : ses dossiers, son historique des modifications et, si vous le voulez, ses photos, protégés par un mot de passe au besoin. Le registre des actifs et le rapprochement s’exportent aussi en fichiers CSV, dans la présentation de votre système si vous en configurez une, et le rapport de clôture s’imprime ou s’enregistre en PDF. Les dossiers sont déjà sur vos appareils : vous n’avez rien à récupérer chez nous.
Oui. Aujourd’hui, les dossiers clients de chaque organisation restent sur ses propres appareils, et rien n’en est conservé sur le serveur : ils ne se trouvent donc jamais dans une base de données partagée avec d’autres clients. Le serveur ne conserve que la connexion : les comptes et les demandes de compte, sur Google Cloud, à Montréal.
Non. Une fois l’application ouverte en ligne sur une tablette, elle se recharge et enregistre sans connexion.
Des codes QR, des codes-barres Code 128 ou des étiquettes RFID. Elles s’impriment sur des feuilles format Lettre pour toute imprimante, ou en ZPL pour les imprimantes thermiques et RFID Zebra, avec le numéro d’étiquette encodé dans la puce UHF. Les lecteurs UHF en mode clavier cochent les articles une lecture à la fois ; la lecture simultanée de nombreuses étiquettes n’est pas encore prise en charge.
Oui, en planifiant dès le cadrage : chambres d’isolement, champs stériles, aires de soins et plages hors des heures normales. Les articles qui ne peuvent pas être étiquetés le jour même sont consignés avec la raison et revisités.
Un deuxième technicien recompte un échantillon aléatoire de locaux terminés sans voir le premier décompte. Le taux de concordance est imprimé dans le rapport de clôture comme un chiffre mesuré.
Oui. Importez un extrait CSV : les noms de colonnes sont reconnus automatiquement et peuvent être réassociés. Une vérification liste ensuite les numéros d’actif et de série en double, les numéros de série manquants ou fictifs, les centres de coûts et emplacements qu’aucun local ne porte, et les autres lignes problématiques, dans un fichier pour votre équipe.
Seulement si vous l’acceptez. Ask MABEN et le lecteur de plaque signalétique sont tous deux désactivés par défaut. Ask MABEN s’active projet par projet, après qu’une personne a confirmé que le client autorise le traitement à l’extérieur du Canada, et il ne peut pas modifier les dossiers de lui-même.
Oui. L’application des équipes, la page de connexion et ce site sont offerts en français et en anglais ; un bouton EN | FR change la langue en tout temps. Les fichiers destinés à d’autres systèmes (exportations CSV, étiquettes Zebra) restent en anglais pour que les importations continuent de fonctionner.
MABEN TAG est tarifé par organisation, selon le forfait. Consultez les forfaits, puis écrivez-nous pour une soumission. Les services facultatifs de Maben (équipes sur place, étiquettes et formation) font l’objet d’une soumission séparée.
Demandez l’accès pour votre organisation, ou ouvrez dès maintenant l’hôpital de démonstration. Il ne demande aucun compte.
Vous préférez une présentation guidée ? Planifiez une démonstration, ou écrivez à info@mabenconsulting.ca.
